Jak rozliczyć umowę zlecenie?

Umowa zlecenie a składki ZUS – kto i kiedy musi je płacić?

Rozliczenie umowy zlecenia pod kątem ubezpieczeń społecznych jest jednym z najbardziej skomplikowanych aspektów polskiego systemu podatkowego. W przeciwieństwie do umowy o pracę, gdzie oskładkowanie jest pełne i obligatoryjne, przy umowie zlecenia występuje szereg wyjątków i zależności, które wpływają na ostateczną kwotę wypłaty. Zasadniczo, umowa zlecenie stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych (emerytalnego i rentowego) oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Istnieje jednak jeden istotny wyjątek: ubezpieczenie chorobowe jest dla zleceniobiorcy całkowicie dobrowolne. Oznacza to, że jeśli chcesz otrzymywać zasiłek w razie choroby, musisz złożyć odpowiedni wniosek do zleceniodawcy.

Sytuacja komplikuje się w przypadku tak zwanego zbiegu tytułów do ubezpieczeń. Jeśli zleceniobiorca posiada inne źródło dochodu (np. umowę o pracę), obowiązek płacenia składek ZUS z tytułu zlecenia może zostać wyłączony. Dzieje się tak, gdy wynagrodzenie z podstawowego miejsca pracy jest równe lub wyższe od minimalnego wynagrodzenia krajowego. Wówczas z umowy zlecenia obowiązkowa jest jedynie składka zdrowotna. To rozwiązanie jest często stosowane przez pracodawców jako sposób na optymalizację kosztów zatrudnienia przy dodatkowych projektach.

Status studenta a zwolnienie z ZUS

Największą korzyść finansową przy umowie zleceniu odnoszą uczniowie i studenci, którzy nie ukończyli 26. roku życia. W ich przypadku ustawodawca przewidział całkowite zwolnienie z obowiązku odprowadzania składek ZUS – zarówno społecznych, jak i zdrowotnej. Dla zleceniodawcy oznacza to niższy koszt całkowity zatrudnienia, a dla zleceniobiorcy – kwotę brutto równą kwocie netto (przy założeniu, że nie płacą również podatku dochodowego, o czym w dalszej części). Należy jednak pamiętać, że status studenta wygasa z dniem obrony pracy dyplomowej lub skreślenia z listy studentów, co natychmiast zmienia zasady rozliczeń.

Koszty uzyskania przychodu: kiedy stosować stawkę 20%, a kiedy 50%?

Prawidłowe określenie kosztów uzyskania przychodu (KUP) jest kluczowe dla obliczenia podstawy opodatkowania, a tym samym wysokości zaliczki na podatek dochodowy. W przypadku umów cywilnoprawnych mamy do czynienia z dwoma podstawowymi stawkami: standardową 20% oraz preferencyjną 50%. Standardowe koszty w wysokości 20% są stosowane domyślnie w większości umów zlecenie. Oblicza się je od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika składki na ubezpieczenie społeczne. Jest to opcja bezpieczna i powszechna przy prostych usługach, takich jak prace administracyjne, sprzątanie czy obsługa klienta.

Sytuacja wygląda znacznie korzystniej przy zastosowaniu 50% kosztów uzyskania przychodu. Są one zarezerwowane dla twórców i artystów, a ich zastosowanie jest ściśle regulowane przez ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. Aby móc skorzystać z tej preferencji, muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki:

• Przedmiotem umowy musi być stworzenie utworu w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
• Musi nastąpić udokumentowane przeniesienie praw autorskich majątkowych do tego utworu na zleceniodawcę.

W praktyce oznacza to, że programiści, graficy, copywriterzy czy szkoleniowcy tworzący autorskie materiały, mogą płacić znacznie niższy podatek. Należy jednak zachować czujność – 50-procentowe koszty nie mogą przekroczyć górnego limitu, który w roku podatkowym wynosi 120 000 zł (co odpowiada kwocie pierwszego progu podatkowego). Po przekroczeniu tego limitu koszty nie są naliczane. Błędne zakwalifikowanie zwykłych czynności jako pracy twórczej jest częstym powodem sporów z Urzędem Skarbowym, dlatego zapisy w umowie powinny być precyzyjne i jednoznaczne.

Zerowy PIT dla młodych – zasady rozliczania zlecenia do 26. roku życia

Ulga znana jako „Bez PIT dla młodych” to mechanizm, który rewolucjonizuje rynek pracy dla osób wchodzących w dorosłość. Zwolnienie to obejmuje przychody z pracy (umowa o pracę) oraz właśnie z umów zlecenia, uzyskane przez podatników do ukończenia 26. roku życia. Limit przychodów objętych zwolnieniem wynosi 85 528 zł w skali roku podatkowego. Jeśli młody zleceniobiorca nie przekroczy tej kwoty, zaliczka na podatek dochodowy wynosi 0 zł. Warto zaznaczyć, że ulga ta działa automatycznie – podatnik nie musi składać oświadczeń u pracodawcy, chyba że chce z niej zrezygnować (co zdarza się rzadko).

Należy jednak rozróżnić dwie sytuacje, które często są mylone:
1. Student do 26. roku życia: Nie płaci składek ZUS ani podatku PIT. Jego wynagrodzenie brutto trafia w całości na konto.
2. Osoba niebędąca studentem, do 26. roku życia: Korzysta z zerowego PIT, ale podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym.

W tym drugim przypadku „zerowy PIT” liczony jest od kwoty brutto pomniejszonej o składki ZUS. Oznacza to, że mimo braku podatku, wypłata „na rękę” będzie niższa niż kwota brutto o wartość składek ubezpieczeniowych. To kluczowe rozróżnienie, które należy brać pod uwagę przy negocjowaniu stawek. Ulga obowiązuje do dnia 26. urodzin włącznie – przychody uzyskane po tym dniu są już opodatkowane na zasadach ogólnych.

Kalkulator wynagrodzeń: jak poprawnie obliczyć kwotę netto z brutto?

Proces obliczania wynagrodzenia netto przy umowie zlecenie jest algorytmem wielostopniowym. Aby poprawnie przejść od kwoty na umowie do przelewu na konto, należy zachować ściśle określoną kolejność działań. Błąd na początku (np. w obliczeniu składek społecznych) wpłynie na błędne wyliczenie podstawy opodatkowania i składki zdrowotnej. Poniżej przedstawiamy zestawienie, które obrazuje, jak różne statusy zleceniobiorcy wpływają na finalną kwotę przy tym samym wynagrodzeniu brutto.

*W wyliczeniach przyjęto standardowe 20% KUP oraz zastosowanie kwoty zmniejszającej podatek (PIT-2). Wartości są szacunkowe.

Analizując tabelę, wyraźnie widać, jak obciążenia publicznoprawne drenują kwotę brutto. W standardowym wariancie „klin podatkowy” jest znaczący. Kluczowe przy obliczaniu jest pamiętanie, że składkę zdrowotną (9%) liczymy od podstawy pomniejszonej o składki społeczne, ale zaliczkę na podatek wyliczamy już po odjęciu kosztów uzyskania przychodu. Od lipca 2022 roku (Polski Ład 2.0) składka zdrowotna nie jest już odliczana od podatku, co jest najważniejszą zmianą wpływającą na wynik końcowy w ostatnich latach.

Roczne zeznanie podatkowe – jak uwzględnić umowę zlecenie w PIT-37?

Finałem rozliczeń umowy zlecenia jest złożenie rocznego zeznania podatkowego. Do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, zleceniodawca ma obowiązek przesłać zleceniobiorcy (oraz do Urzędu Skarbowego) formularz PIT-11. Dokument ten zawiera sumaryczne zestawienie przychodów, kosztów uzyskania, pobranych zaliczek na podatek oraz składek ubezpieczeniowych. To na podstawie tych danych wypełniamy najpopularniejszy formularz roczny, czyli PIT-37.

Obecnie, dzięki usłudze Twój e-PIT, większość danych z PIT-11 jest automatycznie zaciągana do zeznania rocznego. Warto jednak zweryfikować te informacje. Przychody z umów zlecenia powinny znaleźć się w wierszu „Działalność wykonywana osobiście, o której mowa w art. 13 ustawy”. Jest to istotne, aby nie pomylić ich z przychodami ze stosunku pracy, co mogłoby prowadzić do błędnego naliczenia kosztów pracowniczych.

Podczas rocznego rozliczenia może okazać się, że przysługuje nam zwrot podatku. Dzieje się tak często, jeśli w ciągu roku nie korzystaliśmy z kwoty wolnej od podatku (obecnie 30 000 zł) przy pobieraniu zaliczek, a nasze łączne dochody nie były wysokie. Z drugiej strony, jeśli pracowaliśmy na kilku umowach zlecenie jednocześnie i każdy z płatników stosował kwotę zmniejszającą podatek (co jest możliwe po złożeniu PIT-2), może wystąpić konieczność dopłaty podatku. Dokładne sprawdzenie PIT-37 przed wysłaniem pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i ewentualnych korekt w przyszłości.