Księgowanie listy płac to jeden z podstawowych i regularnych obowiązków w dziale księgowości każdej firmy zatrudniającej pracowników. Poprawne ujęcie wynagrodzeń i związanych z nimi obciążeń w księgach rachunkowych jest kluczowe dla rzetelności sprawozdań finansowych i prawidłowych rozliczeń z pracownikami, ZUS oraz urzędem skarbowym. Poniżej przedstawiamy, jak to zrobić krok po kroku.
Co będzie potrzebne?
Zanim przystąpisz do księgowania, musisz mieć gotową, sprawdzoną i zatwierdzoną listę płac za dany okres (zazwyczaj miesiąc). Powinna ona zawierać co najmniej:
- Wynagrodzenia brutto poszczególnych pracowników.
- Potrącone składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe) finansowane przez pracownika.
- Potrąconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne finansowaną przez pracownika.
- Potrącone zaliczki na podatek dochodowy (PIT).
- Wynagrodzenia netto (do wypłaty).
- Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe), Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) finansowane przez pracodawcę.
Księgowanie Listy Płac – Krok po Kroku
Przyjmijmy standardowy plan kont. Numery kont mogą się różnić w zależności od polityki rachunkowości firmy, ale zasada pozostaje ta sama. Będziemy używać strony Wn (Winien/Debet) i Ma (Ma/Kredyt).
Krok 1: Zaksięgowanie Kosztu Wynagrodzeń Brutto
- Cel: Ujęcie w kosztach firmy całkowitej kwoty wynagrodzeń brutto należnych pracownikom za dany okres.
- Zapis księgowy:
- Wn Konto zespołu 4: np. 404 „Wynagrodzenia” (lub odpowiednie konto zespołu 5, jeśli firma stosuje taki układ, np. konto kosztów działalności podstawowej, zarządu itp.) – całkowita kwota wynagrodzeń brutto z listy płac.
- Ma Konto zespołu 2: 231 „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” – całkowita kwota wynagrodzeń brutto z listy płac.
- Opis: Ten zapis odzwierciedla poniesienie kosztu przez firmę oraz powstanie zobowiązania wobec pracowników na całą kwotę brutto.
Krok 2: Zaksięgowanie Potrąceń z Wynagrodzeń Pracowników
- Cel: Wyksięgowanie z zobowiązania wobec pracowników kwot, które są potrącane z ich wynagrodzenia brutto i podlegają odprowadzeniu do ZUS i US.
- Zapis księgowy (można rozbić na poszczególne tytuły lub zaksięgować zbiorczo):
- Wn Konto 231 „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” – łączna suma potrąceń (składki ZUS pracownika + składka zdrowotna + zaliczka PIT).
- Ma Konto zespołu 2: 229 „Rozrachunki publicznoprawne – ZUS” (lub analityka: Rozrachunki z ZUS – składki społeczne pracownika) – suma składek na ub. społeczne finansowanych przez pracownika.
- Ma Konto zespołu 2: 229 „Rozrachunki publicznoprawne – ZUS” (lub analityka: Rozrachunki z ZUS – składka zdrowotna) – suma składek na ub. zdrowotne.
- Ma Konto zespołu 2: 225 „Rozrachunki publicznoprawne – PIT” (lub analityka: Rozrachunki z US – PIT od wynagrodzeń) – suma zaliczek na podatek dochodowy.
- Opis: Ten zapis zmniejsza zobowiązanie wobec pracowników (bo te kwoty nie trafią do ich kieszeni), a jednocześnie tworzy zobowiązanie wobec ZUS i urzędu skarbowego na kwoty potrąconych składek i podatku. Po tym kroku saldo Ma konta 231 powinno odzwierciedlać łączną kwotę wynagrodzeń netto do wypłaty.
Krok 3: Zaksięgowanie Kosztu Składek ZUS Finansowanych przez Pracodawcę
- Cel: Ujęcie w kosztach firmy składek ZUS, FP i FGŚP, które obciążają pracodawcę.
- Zapis księgowy:
- Wn Konto zespołu 4: np. 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (lub odpowiednie konto zespołu 5) – całkowita kwota składek ZUS, FP, FGŚP po stronie pracodawcy.
- Ma Konto zespołu 2: 229 „Rozrachunki publicznoprawne – ZUS” (lub analityka: Rozrachunki z ZUS – składki pracodawcy) – całkowita kwota składek ZUS, FP, FGŚP po stronie pracodawcy.
- Opis: Ten zapis odzwierciedla dodatkowy koszt poniesiony przez firmę (poza wynagrodzeniem brutto) oraz tworzy zobowiązanie wobec ZUS z tytułu tych składek.
Krok 4: Zaksięgowanie Wypłaty Wynagrodzeń Netto
- Cel: Odnotowanie faktu wypłaty pieniędzy pracownikom.
- Zapis księgowy (w dacie wypłaty):
- Wn Konto 231 „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” – łączna kwota wynagrodzeń netto wypłaconych pracownikom.
- Ma Konto zespołu 1: np. 130 „Rachunek bankowy” (jeśli wypłata przelewem) lub 100 „Kasa” (jeśli wypłata gotówką) – łączna kwota wynagrodzeń netto.
- Opis: Ten zapis zeruje lub zmniejsza zobowiązanie wobec pracowników z tytułu wynagrodzeń (saldo Ma konta 231 po kroku 2) i jednocześnie zmniejsza stan środków pieniężnych firmy.
Krok 5: Zaksięgowanie Zapłaty Zobowiązań Wobec ZUS i Urzędu Skarbowego
- Cel: Odnotowanie faktu zapłaty składek ZUS i zaliczki na PIT.
- Zapis księgowy (w dacie zapłaty do ZUS/US):
- Wn Konto 229 „Rozrachunki publicznoprawne – ZUS” – łączna kwota zapłaconych składek ZUS (pracownika i pracodawcy).
- Wn Konto 225 „Rozrachunki publicznoprawne – PIT” – kwota zapłaconej zaliczki na PIT.
- Ma Konto zespołu 1: np. 130 „Rachunek bankowy” – łączna kwota przelana do ZUS i US.
- Opis: Ten zapis zmniejsza (w idealnym przypadku zeruje) zobowiązania wobec ZUS i US powstałe w kroku 2 i 3, jednocześnie zmniejszając stan środków na rachunku bankowym.
Ważne Uwagi
- Konta Analityczne: Dla przejrzystości i kontroli, konta rozrachunkowe (231, 229, 225) powinny być prowadzone z podziałem analitycznym, np. wg poszczególnych pracowników, tytułów zobowiązań (składki społeczne, zdrowotne, PIT), czy urzędów.
- Układ Kalkulacyjny (Zespół 5): Firmy stosujące konta zespołu 5 muszą dodatkowo rozksięgować koszty wynagrodzeń i składek ZUS pracodawcy na odpowiednie konta tego zespołu (np. koszty produkcji, sprzedaży, zarządu) poprzez konto 490 „Rozliczenie kosztów”.
- Terminowość: Pamiętaj o terminowym księgowaniu i regulowaniu zobowiązań (wypłaty dla pracowników, składki ZUS, podatek PIT).
- Oprogramowanie Księgowe: Większość programów księgowych automatyzuje część procesu księgowania listy płac na podstawie wprowadzonych danych, generując odpowiednie dekrety. Warto jednak rozumieć logikę tych zapisów.
- Zgodność: Upewnij się, że sumy na liście płac zgadzają się z kwotami na wygenerowanych deklaracjach ZUS DRA i zaliczce PIT.
Prawidłowe i terminowe księgowanie listy płac pozwala uniknąć błędów, zapewnia rzetelny obraz sytuacji finansowej firmy i ułatwia terminowe regulowanie zobowiązań. W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z doświadczonym księgowym lub doradcą podatkowym.
