Kolizja drogowa z udziałem samochodu firmowego to dla każdego przedsiębiorcy stresująca sytuacja. Gdy emocje opadną, pojawiają się pytania natury biznesowej, a jednym z kluczowych jest: „Jak prawidłowo zaksięgować fakturę za naprawę, za którą płaci ubezpieczyciel?”. Szczególnie w popularnym modelu rozliczenia bezgotówkowego, gdzie warsztat wystawia fakturę na naszą firmę, ale pieniądze otrzymuje bezpośrednio od ubezpieczyciela.
Choć na pierwszy rzut oka może się wydawać, że skoro nie płacimy za naprawę z własnej kieszeni, to sprawa nie dotyczy naszej księgowości – jest to błędne myślenie. Prawidłowe rozliczenie tego zdarzenia jest obowiązkiem przedsiębiorcy i ma konkretne konsekwencje w podatku dochodowym (PIT/CIT) oraz w podatku VAT.
W tym poradniku krok po kroku wyjaśnimy, jak poradzić sobie z tym zadaniem, uwzględniając najważniejsze scenariusze.
Zasada nr 1: Odszkodowanie to Twój Przychód Podatkowy
To fundamentalna zasada, od której wszystko się zaczyna. Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o PIT, odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowią przychód podatkowy.
Co to oznacza w praktyce? Nawet jeśli fizycznie nie otrzymujesz pieniędzy na swoje konto, ponieważ ubezpieczyciel płaci bezpośrednio warsztatowi, to wartość tej usługi (czyli kwota odszkodowania) jest traktowana jako przychód Twojej firmy. Musisz więc wykazać go w swojej ewidencji (KPiR lub księgi rachunkowe).
Datą powstania przychodu jest data otrzymania odszkodowania, czyli w przypadku rozliczenia bezgotówkowego – data, w której ubezpieczyciel zapłacił warsztatowi.
Zasada nr 2: Faktura za Naprawę to Twój Koszt Podatkowy
Skoro mamy przychód, to naturalnie po drugiej stronie pojawia się koszt. Faktura wystawiona przez warsztat za naprawę samochodu jest kosztem uzyskania przychodu dla Twojej firmy.
W idealnym scenariuszu kwota przychodu (odszkodowania) jest równa kwocie kosztu (faktury za naprawę), co sprawia, że cała operacja jest neutralna dla podatku dochodowego.
UWAGA – Bardzo Ważny Wyjątek (Ubezpieczenie AC)! Możliwość zaliczenia wydatku na naprawę powypadkową do kosztów uzyskania przychodu ma jeden kluczowy warunek: samochód musi posiadać dobrowolne ubezpieczenie Autocasco (AC).
- Szkoda likwidowana z Twojego AC: Masz polisę AC, więc fakturę za naprawę zaliczasz w koszty.
- Szkoda likwidowana z OC sprawcy: Nieistotne, czy Ty masz AC. Ważne, że sprawca je miał. Koszt naprawy jest Twoim kosztem podatkowym.
- Szkoda w Twoim aucie (np. uderzenie w słup), a nie masz AC: Niestety, w tej sytuacji nie możesz zaliczyć wydatku na naprawę do kosztów uzyskania przychodu. Odszkodowanie (jeśli jakieś otrzymasz z innego tytułu) nadal będzie przychodem, ale nie będziesz mógł go zrównoważyć kosztem naprawy.
Kwestia Podatku VAT – Klucz do Prawidłowych Rozliczeń
Tutaj sytuacja staje się bardziej złożona i zależy od dwóch czynników: czy jesteś czynnym podatnikiem VAT i jak wykorzystujesz samochód w firmie.
Scenariusz 1: Jesteś Czynnym Podatnikiem VAT
W tym przypadku ubezpieczyciel co do zasady pokrywa szkodę w kwocie netto. Zakłada on, że podatek VAT odliczysz sobie samodzielnie. To Ty jesteś zobowiązany do opłacenia kwoty VAT z faktury bezpośrednio do warsztatu.
- Samochód wykorzystywany w 100% do działalności (prowadzona „kilometrówka” i zgłoszenie VAT-26):
- VAT: Odliczasz 100% VAT z faktury za naprawę.
- PIT/CIT: W KPiR jako przychód i koszt ujmujesz kwotę netto.
- Płatność: Ubezpieczyciel płaci warsztatowi kwotę netto. Ty dopłacasz z własnych środków kwotę VAT.
- Samochód wykorzystywany w sposób mieszany (prywatnie i służbowo):
- VAT: Odliczasz tylko 50% VAT z faktury za naprawę.
- Pozostałe 50% VAT, którego nie odliczasz, staje się Twoim kosztem uzyskania przychodu.
- PIT/CIT: W KPiR jako przychód i koszt ujmujesz kwotę netto + 50% nieodliczonego VAT.
- Płatność: Ubezpieczyciel powinien zapłacić warsztatowi kwotę netto + 50% nieodliczonego VAT. Ty dopłacasz z własnych środków pozostałe 50% VAT (tę część, którą odliczasz).
Scenariusz 2: Jesteś Podatnikiem Zwolnionym z VAT
Sytuacja jest prostsza. Skoro nie masz prawa do odliczenia podatku VAT, ubezpieczyciel musi pokryć szkodę w pełnej kwocie brutto.
- VAT: Nie odliczasz VAT.
- PIT/CIT: W KPiR jako przychód i koszt ujmujesz całą kwotę brutto z faktury.
- Płatność: Ubezpieczyciel płaci warsztatowi całą kwotę brutto. Nie ponosisz żadnych dodatkowych kosztów.
Praktyczny Przykład Księgowania (Najpopularniejszy Wariant)
Załóżmy, że jesteś czynnym podatnikiem VAT, a Twój samochód osobowy jest wykorzystywany w sposób mieszany. Warsztat wystawił fakturę na:
- Wartość netto: 8 000 zł
- Podatek VAT (23%): 1 840 zł
- Wartość brutto: 9 840 zł
Likwidujesz szkodę z OC sprawcy, a rozliczenie jest bezgotówkowe.
- Księgowanie Podatku VAT:
- Masz prawo do odliczenia 50% VAT: 1 840 zł * 50% = 920 zł. Tę kwotę wykazujesz w ewidencji JPK_V7.
- Pozostałe 50% VAT (920 zł) nie podlega odliczeniu.
- Księgowanie w KPiR (Podatek Dochodowy):
- Przychód: Musisz zaksięgować kwotę, którą pokrył ubezpieczyciel, czyli netto + nieodliczony VAT. Przychód = 8 000 zł + 920 zł = 8 920 zł.
- Koszt: Z faktury zaksięgujesz koszt w tej samej wysokości. Koszt = 8 000 zł (netto) + 920 zł (50% nieodliczonego VAT) = 8 920 zł.
- Realne Płatności:
- Ubezpieczyciel przelewa do warsztatu: 8 920 zł.
- Ty przelewasz do warsztatu: 920 zł (czyli tę część VAT, którą odliczyłeś).
- Razem warsztat otrzymuje: 8 920 + 920 = 9 840 zł (pełna kwota brutto).
Podsumowanie – Zapamiętaj te 4 Kroki
- Zawsze traktuj odszkodowanie jako przychód podatkowy, niezależnie od formy rozliczenia (gotówkowej czy bezgotówkowej).
- Zawsze księguj fakturę za naprawę jako koszt, pamiętając o warunku posiadania ubezpieczenia AC przy szkodach z własnej winy.
- Prawidłowo określ kwoty księgowania (netto/brutto) w zależności od Twojego statusu VAT i sposobu wykorzystania auta. To klucz do poprawnego rozliczenia.
- Sprawdź dokumenty od ubezpieczyciela. W decyzji o przyznaniu odszkodowania będzie jasno określone, jaką kwotę (netto czy brutto) ubezpieczyciel przekazał warsztatowi. To pomoże Ci zweryfikować poprawność księgowań.
Rozliczenie szkody komunikacyjnej w firmie wymaga uwagi, ale trzymając się powyższych zasad, można przejść przez ten proces bezbłędnie. W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować swój konkretny przypadek z zaufanym biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym.
